CC、BCC 是什麼意思?英文 email 撰寫基本原則

E-mail 溝通是一種看似簡易卻能強而有力建立初次印象,
甚至是建立彼此信任的關鍵。
其實裏頭有許多值得學習及實用的技巧,例如 CC、BCC 到底是什麼意思?
寫一封 E-mail 需要多久呢?只要抓住溝通原則,不必花多少時間就能輕鬆完成囉!
在職場中,語言文字的溝通是非常重要的,
因此關鍵就在於如何在字裡行間“有效率”的傳達你要說明或告知的訊息,並且建立自身公司的形象。
要讓對方清楚了解你的真實想法,也是門重要課題哦!

此部幽默的影片,便道出了初入職場的新鮮人在撰寫 email 時常遇到的困難與窘境。看完這部影片後就要來教大家如何寫好一封完整的 email 囉!首先:

掌握 email 溝通原則

主旨掌握三個大原則:簡潔扼要、目標明確、正確資訊

人事時地物是不可或缺的重要元素。描述信件主旨,要吸引人在第一時間打開你的信,主旨一定要夠吸引人,例如:Urgent! Meeting rescheduled。

讓客戶第一眼就知道這封信是「誰」寄來的,例如:from Johnny Tsai, VoiceTube。

開頭敬語的使用規則

組成規則
一般 email,知道對方名字 Dear+ Mr./Ms./Miss./Mrs.+ 姓氏或名字,
一般 email,認識對方 Dear + 名字,
一般email Mr. (男性) + 姓氏,
Ms. (女性) + 姓氏,
跟對方很熟 Hi + 名字,
不知道對方性別時 Dear + 名字 + 姓氏
不知道對方姓名時 Dear Sir or Madam,
發信給特定部門/部門人員 Dear + 部門名稱, (大寫)
Dear + 部門人員職銜,  (大寫)
與一家公司而非個人聯繫 To whom it may concern,
Hi everyone,

口語常見的 Hey、What’s up 等口語式的說法,在正式 email 中需避免。

內容形式:清楚簡單,避免文謅謅、冗長的形式,一針見血說明你想要傳達的訊息

常見主題相關寫法如下:

約定會面

When is convenient for you?
您何時方便呢?

確定會面時間

Please contact me at your convenience.
您可以在任何方便的時間聯繫我。

無法如期會面

Would you like to schedule a different time?
您要不要排別的時間?

提議

There are a few points I’d like to bring up concerning the contract.
關於合約,我想提出幾點看法。

若有附件檔案請註明附件 (attachment) ,相關寫法如下:

I’ve attached the evaluation report for your reference.
我附加了評估報告供您閱讀。

Please find today’s meeting minutes in the attachment.
今天的會議記錄在附件裡。

For other projects, please see attached.
其他企劃書相關資訊詳見附件。

文末再次感謝受文者以表示禮貌

謙虛語句:

If you have any questions or concerns, do not hesitate to get in touch.
如果有任何疑問,請吝與我聯繫。

詢問語句:

Will you please…?
能否請您…?

感謝語句:

Thank you for…
感謝您…

最後是電子郵件的最後一步,包括適當的結尾辭與簽名欄。信末結尾語的使用必需考量與 email 收件人的關係和收件人的互動情況,才能選擇適合的結尾語。

「敬上」、「謹上」標準說法 Kind regards, Yours sincerely,

「謹啟」:Thank you, Yours truly, Yours faithfully (英式用法)

非正式結尾,與對方交情係良好:All the best, Best wishes, Cheers, Take care

呼應信件內容:Have a nice day, To your success, Many thanks

商用 email 撰寫重點整理

1) Write as you would speak in a business conversation.
書寫語氣要像在進行商務交談一樣。

2) The tone should be friendly and polite.
保持禮貌和友善。

3) Although opening an e-mail to your friend with “Hey” is fine, it’s best not to write to a potential business partner that way.
寫給你朋友的 email 開頭用 Hey 是可以的,但不要以這種方式寫給潛在的商業夥伴。

4) It’s best not to use demanding words like “I want.” “I would like” is more respectful, and “I am interested in” is a good choice if you’re making an initial proposal or still exploring ideas.
語氣不要太過強烈,例如,最好不要使用類似需求的字彙像是 “I want”,”I would like” 會比較有禮貌。如果在提議或是仍在考慮時 “I am interested in” 是一個個很好的選擇。

那麼,CC、BCC 到底是什麼意思?

所謂的 CC 其實是 carbon copy 的縮寫。所謂的 carbon copy 指的是用複寫紙 (carbon paper) 複寫出來的複本。為了讓收信者知道還有誰也收到同樣的信,通常會在這種信後頭加註其他收信者名字。現在的電子郵件要寄送相同信件給多人時,也就沿用此一名稱了。

BCC 則是 blind carbon copy 的縮寫,是“密件複本”之意,同樣也是具有寄送副本的功能。不同之處在於,CC 會公開每一個收信人的電子信箱位址,bcc 則隱藏這些資訊,因此收件者不會看到 BCC 的收件者有誰。

完整商務 email 範例

Dear Sirs,

We have the pleasure of introducing ourselves to you as one of the most simple to use for learning English in Taiwan, who has been creative since 2012. Particularly we have been having a good contents from YouTube of different kinds of videos to learning English. We are desirous of expanding our market to your country.

We would appreciate it if you could kindly introduce us to others know about our product by announcing in your publication as follows:

「An Company of watching YouTube to learning English in Taiwan is now making a business proposal for people who is said to have built a high reputation at home and abroad. Contact them by sending your email to bonjour@voicetube.com 」 We solicit your close cooperation with us in this matter.

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作者簡介/ VoiceTube 看影片學英語