時間管理工具有哪些?一起提升效率與生產力!

時間管理工具有哪些?
要如何使用才能達到事半功倍的效果呢?
今天就跟著 VoiceTube 一起探索
提升效率與生產力的幾個小訣竅吧!


1. 如何提升效率與生產力

無論是工作或是課業,若想提升效率(efficiency)與生產力(productivity),除了時間管理(time management)外,心態上的調適也是很重要的喔!
安排好希望達成的目標後,就要擬定計畫,根據自身行程與狀況妥善安排從開始到達成目標為止的所有規劃。以下幾點簡單提醒各位在實踐的過程中,讓自己可以調整好心態的可能做法:

  • 減少讓你分心的事物 Reduce distractions

現代科技發達,只要一隻手機或一部平板電腦就會很容易讓你不知不覺把時間消耗在各種社群媒體(social media)或是串流媒體(streaming media)上,而忘記把時間留給該做的事。與其期望自己有超乎常人的自制力,不如一開始就隔絕所有誘惑!下次開始唸書或工作前,不妨將可能讓你分心的事物都先放置遠處,可能就會發現自己的效率大幅提升喔!
Reducing distractions like social media and TV while I’m studying has really helped me become more productive.
我在開始認真唸書時減少社群媒體或是電視等令我分心的事物後,真的有助於我發變得比更有生產力。

  • 改善環境 Improve the environment

當我們要專心在一件事上時,適宜的環境也是讓我們能持續不懈的一環喔!就週遭的環境音、溫度、亮度等,挑選或佈置一個對自己下個任務最適合的環境,保證能夠讓你維持更長時間的專注力(concentration)以及穩定的生產力與效率喔!
One way to improve the environment for employees is to provide them with sufficient working space.
要替員工改善環境的其中一種方式就是提供他們充足的工作空間。

  • 設立符合現實的目標 Set realistic goals

在設立目標時,我們很容易忽略可行性(plausibility),像是希望自己在短時間內閱讀大量的文獻資料,或者希望能夠保持長時間的專注力但不感到疲倦。要記得,每個人都有適合自己的工作節奏與產出量,設定的目標過高,就容易感到壓力,也就不知不覺地因為懷疑是否能達成目標而漸漸變得懶散或想放棄,大家常聽到的「拖延症(procrastination)」也就是這麼產生的喔!但是目標如果訂得太低,又容易降低鬥志且安於現況,對推進力也會有削減。因此,充分了解自己的狀態和能力,進而訂出適合自己的目標,是非常重要的。
Setting realistic goals helps you progress at a steady pace.
設定符合現實的目標有助於你穩定地進步。

  • 進行正向強化 Practice positive reinforcement

正向強化的三大關鍵為:鼓勵、激勵、獎勵。誰不喜歡被誇獎、被稱讚,或是收到獎賞呢?在實踐目標的路上,我們也可以嘗試這樣鼓舞自己,偶爾給自己來個精神喊話。遇到挫折時,與其在心中複誦給自己的負面評價,不如告訴自己:「你已經做得很好了,休息一下再加點油就好!」你也可以替自己設定短期目標與達成後的獎勵,讓自己每一次的小成功都能獲得大大的成就感!

I practice positive reinforcement on myself by rewarding myself a snack every time I finish a short-term goal.
我對自己進行正向強化的方式是,每當完成一個短期目標,我就會用零食獎勵自己。

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2. 時間管理工具與提升效率的心法

除了調整心態外,善用工具輔助,進而規劃好各階段的任務與進度、提升時間管理的能力,絕對會是提升生產力與效率的一大助力。

· 番茄鐘工作法(Pomodoro technique)

當我們專注執行一項任務時,常常會忘記時間。番茄鐘工作法就是用來提醒我們要適度地休息,才能保持表現與績效,以平緩的步伐往目標前進,交出最好的成績。這項技法是在 1980 年代由 Francesco Cirillo 發明,原則非常簡單,就是將每天的工作量以簡短休息時間隔開,間歇性地完成任務。其運作原理為:每工作 25 分鐘就休息 3 至 5 分鐘為一個循環,每進行 4 個循環就以 15 至 30 分鐘的休息間隔,再重複進行。

· 1-3-5 法則(1-3-5 Rule)

每天完成 1 個大型任務、3 個中型任務,以及5 個小任務。

· 10 分鐘法則(10-Minute Rule)

坐定位後,在選定的任務上花 10 分鐘的工作時間,時間到後可以自行決定是否繼續。多數人一旦開始投入便會選擇持續下去。

· 子彈筆記術(Bullet journal)

號稱能夠以「一本筆記本與一支筆,幫你追蹤過往、組織現在,以及為未來做出計畫」的子彈筆記術,在 2013 年甫上市便風靡全球,直到今日仍是許多人進行時間管理的一大愛用工具。其內容主要由三大部分組成:
1) 索引頁(index page):用於標示頁碼
2) 三部分日誌(log):
a. 每日日誌(daily log)紀錄每日任務(tasks)、事件(events)、筆記(notes)
b. 每月日誌(monthly log)記錄行事曆(calendar)與待辦清單(to-do list)
c. 未來日誌(future log)紀錄所有長期目標(long-term goal)
3) 另一組頁數:紀錄各類想法(idea)、心智圖(mind map)、塗鴉(doodle)、素描(sketch)等
除了規劃目標外,也可以藉由每天一點一滴的改變,慢慢提升自己的生活,並對自己的內在有更多的探索與理解。和番茄鐘相比,子彈筆記術的時間範疇更廣,並且留有讓潛藏想法發酵的空間。

相信在心態調適好、工具準備好、心法補充好後,你就能夠根據自身狀況選擇最適合的組合,規劃好執行目標的道路,一步一步地往心之所望前進。在努力的路途上,你不孤單!還有 VoiceTube 陪伴著你!

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文/ VoiceTube 看影片學英語
圖/ Shutterstock