【職場英文】8 大基本職場禮儀學起來,一步步累積職場親和力!

職場上除了每天要處理繁雜的工作,
也必須和主管與同事維持良好的關係,
如何展現禮貌及注意應對進退便成為一門重要學問。
今天就讓 VoiceTube 帶大家學習幾個重要的職場禮儀,
並認識不同工作場合可能踩到的地雷。

職場上不僅講究處理事務的能力和效率,也相當重視同事間相處的態度,因此能否具備職場禮儀(business etiquette)便成為職場中不可或缺的必備條件。由於懂得如何待人處事的員工,往往在職場上都會更受到同事們的歡迎,並獲得較多的照顧和幫助。不過,你知道基本的職場禮儀有哪些嗎?工作時要避免出現哪些行為才不會踩到地雷呢?今天就跟著 VoiceTube 一起來學習工作場合中必備的八大職場禮儀及相關字彙的英文吧!

 

職場禮儀介紹

雖然每個公司的文化可能有所不同,但基本的職場禮儀適用於幾乎所有工作場合。現在就透過以下這部影片來簡單認識職場上應該特別注意的基本社交禮儀,避免在小細節上得罪別人,造成不必要的損失。

別再犯錯了!不可忽視基本的職場禮儀 Business Etiquette Basics

 

  • 常說「請、謝謝、對不起」 Say “please”, “sorry”, and “thank you”

這三句話除了經常出現於日常生活外,更是職場裡不容忽視的禮節。不管是請求同事的幫忙、感謝主管給予的回饋(feedback),或是因為說錯話(a slip of tongue)、做錯事而道歉,都是職場上相當基本且重要的舉止。當我們在職場不時使用這些友善有禮的用語與他人互動,自然就會讓對方產生優良的印象,進而獲得好人緣(likability/popularity)。

 

  • 在商務場合少用智慧型手機 Use smartphones sparingly in business settings

隨著電子產品(electronic device)在生活中越來越普及,現代人也逐漸養成手機不離身的習慣,甚至無時無刻都必須拿起來與他人進行聯繫。然而,不管是身處重要場合或是參加日常會議,建議還是要放下手機認真聆聽,避免心不在焉的(absent-minded)態度讓發言和與會者感到不被尊重,同時也確保自己能完整接收所有重要資訊。

 

  • 與他人溝通時集中注意力 Give people full attention when having conversations

除了在商務場合要維持高專注度(concentration)外,和別人面對面交談時也必須集中精神,並時常展現樂意傾聽的狀態,而適當的眼神交流(eye contact)則可以顯示出自己很投入且尊重對方的想法。建議在溝通過程中也可以多留意小細節,像是說話時看著對方的眉心以提高注意力集中程度、座位盡可能選擇對方的側邊而非談判感較重的正對面,以及對話避免使用帶有質疑性的反問句或過度情緒化(emotional)的語氣等。

 

  • 堅定地與對方握手 Offer a firm and strong handshake 

在工作場合初次見面時,雙方通常會相互握手來幫助彼此破冰(break the ice),但如何正確的握手可是有學問的,許多高階主管(executive manager)也會將握手當作識人的重要指標。一般來說,握手會由長輩或位階較高的一方先伸手,晚輩和位階較低的一方再伸手回應,而握手的力道則要拿捏的剛好,建議可以稍微緊握施點力,讓對方感受到更多的誠意,在此同時也必須注意最基本的個人衛生(hygiene),盡可能避免握手時流手汗,才能在對方心中留下好印象。

 

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  • 牢記名片禮儀 Keep the business card etiquette tips in mind

職場上時常會遇到與客戶交換名片的場合,此時如果忽略了應有的禮節,很有可能會讓對方留下負面印象(bad/negative/unfavorable impression)。交換名片時,務必記得要用雙手來接遞,同時將名片的正面朝向對方,這樣對方接過去時才會一目了然(leap to the eye)。收到名片後也切記不要直接放入口袋,而是應該仔細閱讀名片內容,並持續詢問對方與工作相關的問題。

 

  • 注意對方稱謂 Use formal modes of address until told otherwise

稱謂在職場是相當重要的資訊,為了避免叫錯的尷尬場面發生,建議與對方還不熟或不清楚對方是誰時,還是先使用先生或女士等相對正式的稱謂。若是真的不知道該如何稱呼(address),則可以採取最保險的做法,那就是直接詢問對方如何稱呼,不僅能夠展現工作場合應有的禮貌,也可以迅速了解對方習慣的稱呼方式。

 

  • 服裝儀容要得體 Dress appropriately for business and office functions

良好的服裝儀容可以幫助自己樹立專業形象,同時也能表達自己對工作的重視和尊重。即使現今並非所有企業都對服裝有所限制,但也不代表上班時就能打扮得邋遢(sloppy)、隨便。如果公司沒有明確列出著裝規定(dress code),建議可以請教主管或是參考同事平常在辦公室的穿著,才不會因為輕忽服裝儀容而影響到未來的職涯發展。

 

  • 尊重且友善對待所有同事 Treat everyone with respect and kindness

所有類型的職場禮儀都圍繞著一個核心概念(core concept),那就是要懂得給予每個人最基本的尊重,並對身邊每一位同事都充分展現友善包容的(inclusive)態度。比方說若要將同事的聯繫方式提供給其他人,務必記得要事先徵得本人的同意。另外,跟同事或主管開玩笑時要精準拿捏分寸,不要輕易取笑同事或窺探隱私。如果因為不小心踩到對方的底線(cross the line)而產生疙瘩或誤會,恐怕會得不償失。

 

以上就是 VoiceTube 為大家精心整理的八大職場禮儀,現在就趕緊把它們牢牢記下來,一起為創造職場的良好互動和工作氛圍努力吧!

 

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文/ VoiceTube 看影片學英語
圖/Shutterstock