【職場英文】完勝行事曆英文攻略,一步步朝夢想邁進!

2021 年轉眼間來到了最後一季,
在衝刺完成目標的同時,
也來學習關鍵行事曆英文詞彙,
不僅幫助你提高效率,也提前規劃下個年度,
一步步成功佈局!

一年又進入最後的衝刺階段,在與 2021 道別的同時,跟著 VoiceTube 一起學習實用行事曆英文詞彙的用法與運用技巧。從了解各種行事曆英語說法到運用小技巧安排完美行程,不僅適用於職場工作規劃,更能幫助自己完成個人目標,幫助你提前佈局迎接新的一年!

 

各種行事曆英文說法一把罩

在學習規劃行事曆前,先了解各種行事曆的英文說法與差異。

  • Calendar (n.) 日曆,行事曆

基本上能夠泛指所有類型的日曆與規劃行程。搭配 lunar(月亮、太陰)表示為台灣使用的農曆 lunar calendar,以月亮的盈缺而定。而國際上通用陽曆的基準,則稱為 solar calendar,以地球與太陽間相對應的位置來區分日期與四季,後續由義大利哲學家衍生發展為國際目前通用的 Gregorian calendar(公曆)。在生活中可以在 calendar 前面直接加上日曆的用途,形成複合名詞,如工作行事曆(work calendar)、訓練日曆(training calendar)等。

Sorry, I have to check my calendar first to confirm if I will be able to join this meeting.
​​抱歉,我必須先查查看我的行事曆才能確認我是否能夠加入此會議。

 

  • Schedule (n.) 計劃表;清單;時刻表 (v.) 安排(行程)

在許多場合下被人通用,但實際上 schedule 比較偏向「時間表,排程,行程,班表」等,雖然同樣與工作的安排有關,但是與行事曆的意涵並不相同。如果是與他人協調安排會議時間、確認工作交辦事項的日期進度等,還是以使用 calendar 為主。

Schedule 作為動詞,即為「規劃行程、安排時間」的意思。所以當你在規劃行事曆、安排會議時間、計畫訓練進度時,就可以使用這個動詞。

We have a very tight schedule today.
我們今日的行程安排得很滿。

 

The meeting has been scheduled for tomorrow afternoon at 4pm.
該場會議被安排在明天下午四點整。

 

Let me schedule your reservation in our calendar.
讓我把你的預約時間安排進我們的行事曆中。

 

  • Datebook (n.) 記事簿,手帳

在電子化的時代,許多人都還是會仰賴手寫記事本來規劃每日的行程。不論是從日本發展出的「手帳文化」以獨具個人化特色的方式記錄生活,還是歐美近年掀起流行強調規劃效率的「子彈筆記」(bullet jounal),都是紙本記事本具有溫度的變化衍生。

I always keep a datebook with me to track all my appointments and jot down ideas spontaneously.
我總是隨身攜帶一本記事本來查詢我所有的會議,並隨性地記下一些突發奇想。

 

  • Agenda (n.) 待辦事項;會議議程

除了可以表示為行事曆上的待辦事項或行程目標外,也能解釋為「會議的討論項目或工作任務目標」,通常以點列式簡短清楚地表達重點。

The subject of safety at work needs to be placed at the top of the agenda.
工作安全的主題應該被放在會議討論的首要項目。

 

行事曆規劃重點攻略

在看完與行事曆相關的名詞解釋後,就趕緊來跟著下面幾個行事曆規劃注意事項與步驟,一步步將每天繁雜的工作項目與生活瑣事,有條不紊地放入行事曆中,讓生活不再打結!

 

  • List your to-dos 列出待辦事項

List 為動名詞同形,可以表示各種清單,如購物清單(shopping list)、邀請名單(invitation list),也能解釋為製作清單的動作。規劃行事曆最重要的第一步,當然就是列出自己所有的待辦事項,才能一目瞭然地盤點每個項目所需的時間與期限。

當你在特別重要事項前加上標記時,英文可以使用 mark important events 的表達方式。 Mark 同樣為動名詞同形,名詞為「標記;分數;指標」,動詞在此作為標記出的動作。當你在日曆中標記重要的紀念日、生日、節慶時,也能使用這個單字。

Listing your to-dos is the first step into time management.
列出待辦事項是時間管理的第一步。

 

  • Set your goal 立定目標

Set 在此用為「建立;設定」的意思,為自己的行程規劃建立明確目標更能幫助提升執行效率與後續評估。可以同時參考在管理學中經典的 SMART 原則:Specific(明確的)、Measurable(可衡量的)、Achievable(可達成的)、Relevant(相關性高的)與 Time-bound(具時限的),幫助自己不論是建立新的運動習慣、儲蓄目標或是設立工作任務都能事半功倍。

Setting your goals helps you understand your value and priority in life.
立定目標幫助你釐清生活中的價值觀與優先次序。

 

  • Prioritize 確認事項優先次序

將所有待辦事項與依據目標歸類後,依據每個事項的緊急性(urgency)與重要性(impostance)與時效性(time-bound) 分門別類。Prioritize 便是指將事物依照優先次序排列,挑選出最重要並最具緊急時效性的事項優先處理的過程。

You must learn to prioritize your work and balance your personal life.
你必須學會工作上的輕重緩急與私人生活的平衡。

 

  • Confirm and check 確認與檢查進行狀況

建立清單後,就能再依照進度,在完成任務後一項項的劃掉或打勾。在子彈筆記(bullet jounal)的系統中,凡是當日完成的事項都打叉,而無法完成的事項則會移轉(migrate)至隔日或指定日期。在不斷的確認與檢查的過程中,如果同一事項不斷地被向後推延,則必須適當地檢討該事項的重要性或可行性等。

Through the confirm and check process, you learn to complete the missions in order.
在確認與檢查進行狀況的過程中,你學習如何依序完成各項任務。

 

  • Evaluate 定時評估

Evaluate 除了「估價」外,也具「評估」的意涵。建立一個定期的重新評估機制,有助於幫助自己反思工作的效率與待辦事項的可行性,進而做出調整。如遇到上述不斷轉移未完成代辦事項的情形,可以每週定期反思該事項遲遲無法完成的原因,或甚至考慮完全刪除該事項,將時間精力保留給更重要的事。

You should evaluate how you spend your time among your annual goals regularly.
你應該定期評估你在每個年度目標中所花費的時間。

 

其它行事曆規劃小技巧

  • Color code your calendar 依照不同顏色區分事項

利用顏色區別出不同類型的待辦事項,就能幫助自己在行程安排時更加一目了然,並且減少文字敘述的需求,幫助維持版面整潔。如果有多個工作計畫同時進行中,不如依照不同便利貼的顏色區分,並將每日事項貼在工作區域顯眼之處,幫助自己同時掌握多方的工作進度。

 

  • Keep the description of your tasks short 任務敘述越短越好

越精簡的描述,越能幫助大腦快速過濾資訊並建立連結。同時,也能避免事項敘述過長影響版面。

 

  • Set your annual goal first 優先立定年度目標

在資訊超載的時代,優先立定年度目標就像是找到北極星,在忙碌的生活中指引自己前進的方向。同時,也能幫助自己在定期評估檢視時,給予評量的指標和基準,激勵自己一步步朝目標邁進。

 

  • Save time for yourself 留時間給自己

預留給自己放空、沈澱、充電的時間,才能保護好自己最重要的資本,避免在追求目標的過程中迷失自我。或許只是每天起床的 15 分鐘瑜珈,或是睡前 30 分鐘的零螢幕冥想,都能幫助自己找回生活的軸心,備足動力迎接更多的挑戰!

 

在疫情的影響下, 2021 或許充滿挑戰與不確定性,事前規劃與彈性的調整回饋,能讓自己在面對未知時,更有自信能夠步步為營,朝目標邁進。即將到來的 2022 年,你希望設立怎麼樣的年度目標呢?將上面的規劃攻略付諸行動,一起朝目標踏實前進吧!

 

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文/ VoiceTube 看影片學英語
圖/ Shutterstock