遇到英文書信不知道要怎麼寫？
面對回信不知道該怎麼有禮貌地回應？
講完 thank you 就詞窮？
今天 VoiceTube 要帶著大家探討關於用英文回覆書信的相關奧秘！
撰寫英文書信是學英文的必經過程，然而如何正確且完善地寫出一封文法正確且不失禮節，並遵守一切規範的英文書信，對初學者來說確實是艱鉅的挑戰。今天的主題會環繞在英文書信中應如何以最有禮貌的方式回信，維繫彼此的友善交流。
正式場合書信回覆
以下所展示的句型大多都會用於較為正式的情境，包括工作需要以及與師長、長輩的溝通。這類書信用字遣詞較為雕琢，也較為委婉。因為要維持正式的語氣，溝通方面必須維持最基本的禮儀，即便自身的情緒處於急切或是高昂的狀態，仍應該選用謙恭有禮的用詞來回覆。
- Thanks for your reply. 謝謝您的回覆。
這應該是大家相當常見的書信回覆吧！書信往來時，感謝對法的回覆是基本禮節，所以此句可以說是回信時的必備句型。而這裡的 reply 作為名詞有「回覆」的意思。
- I appreciate your message. 謝謝您的訊息。
- I’m pleased to hear from you. 很高興收到您的來信。
以上兩個句型都是在表示收到他人來信時的喜悅，加入 appreciate、pleased 等與「高興、開心」相關的單字到句子中，可以讓對方在閱讀時保有好心情。
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- Please contact us at your earliest convenience. 請儘速聯繫我們。
收到回信後，如果還要繼續與對方保持往來，為了確保溝通無礙，此句便是最適合用來委婉催促他人回覆的句子。另有一句 I’d appreciate it if you could reply at your earliest convenience. （如果您能盡快回覆，我會很感激的。）也是相當好用的句子。如果事情迫在眉睫，又不希望因為催促對方而影響雙方關係的話，適時地用有禮的方式委婉請求回覆，也能讓溝通有所進展喔！
- I’m sorry for the late reply. 抱歉我晚回了。
不小心晚回訊息的情況在所難免，這時就要記得放低自己的姿態，向對方展現道歉的誠意。這裡的 late 做為形容詞有「遲；晚」的意思。除了 I’m sorry 以外，表示道歉也可以使用動詞 apologize，句型就會變成 I apologize for the late reply.
- If you would like further information about… 如果想了解更多…
Further 是 far 的比較級，字面上是「更遠」的意思，在這個句子中則有「更多；更深」的意思。對話時要促進彼此的交流，就是要誘導回覆。但這時直接叫別人趕快回覆好像稍嫌失禮，這時就可以用這種方式來引起他人的回覆，才不會溝通中斷喔！
- This is to acknowledge receipt of your email/message. 確認已收到您的來信。
收到信時若要跟對方確認自己已經收到信，可寄一封確認來信的回函。Acknowledge 本身有「承認，認可」的意思，大搭配此句用於書信當中則有「確認收到來信」的意思。如果希望對方在收到信件後來信確認，則可用 Please acknowledge receipt of this email/message.（信件請確認收悉。）這個句子來表達。
哪些單字適合放在書信中，不適合「說出來」？
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非正式場合書信回覆
以下的幾個句子雖然也不到端不上檯面，但只有在回覆的情況較為迫急或是回覆的對象與自己較為熟識、彼此間不太需要有太多禮數限制時，才能使用。由於句子都比較言簡意賅，更能提升回覆效率，也不太需要擔心說錯話，畢竟場合是在你可以控制的範圍下。
- Hope to hear from you soon. 希望能早日收到你的消息。
雖然這句跟上面表示開心的句子差不多，一樣是有祝福性質的書信回覆，然而跟上方較為正式的用法比較不同的是，這個句子比較像是輕鬆的招呼，適用於朋友、同事、同學間的書信，作為結尾語可以說是既好用又方便。
- I’m looking forward to seeing you. 我很期待見到你。
這個句子的性質跟上一句差不多，look forward to 是「期待」的意思，比較特別的是，to 的後方不是「一般不定詞 to + 原形動詞」的形式，而是要加名詞或動名詞。
寫商用書信還行，但每次上台用英文簡報就 NG？
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- Can you call me back / get back to me ASAP? 能否儘速回電給我 ／ 回覆我？
比起上面請求回覆的正式說法，我們可以看出這個句型因為沒有額外修飾，反而更口語化。ASAP 為 as soon as possible 的縮寫，意思為「儘速」。
- Just a quick note to tell you… 這封信是要告訴你…
Note 在這裡指的是「便簽，簡短信件」的意思，用來表達回信目的。正式的用法則會用「I am writing to + 寫信目的」。
學完了這麼多回覆書信的句型，相信大家之後碰到需要回覆英文書信的狀況，一定能確實掌握情境，並妥善運用今天所學，建立起與他人間良好的交流橋樑！
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