英文書信 回覆英文

英文書信回覆只會說 thank you?書信回覆英文一籮筐!

遇到英文書信不知道要怎麼寫?
面對回信不知道該怎麼有禮貌地回應?
講完 thank you 就詞窮?
今天 VoiceTube 要帶著大家探討關於用英文回覆書信的相關奧秘!

撰寫英文書信是學英文的必經過程,然而如何正確且完善地寫出一封文法正確且不失禮節,並遵守一切規範的英文書信,對初學者來說確實是艱鉅的挑戰。今天的主題會環繞在英文書信中應如何以最有禮貌的方式回信,維繫彼此的友善交流。

正式場合書信回覆

以下所展示的句型大多都會用於較為正式的情境,包括工作需要以及與師長、長輩的溝通。這類書信用字遣詞較為雕琢,也較為委婉。因為要維持正式的語氣,溝通方面必須維持最基本的禮儀,即便自身的情緒處於急切或是高昂的狀態,仍應該選用謙恭有禮的用詞來回覆。

 

  • Thanks for your reply. 謝謝您的回覆。

這應該是大家相當常見的書信回覆吧!書信往來時,感謝對法的回覆是基本禮節,所以此句可以說是回信時的必備句型。而這裡的 reply 作為名詞有「回覆」的意思。

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  • I appreciate your message. 謝謝您的訊息。


  • I’m pleased to hear from you. 很高興收到您的來信。

以上兩個句型都是在表示收到他人來信時的喜悅,加入 appreciate、pleased 等與「高興、開心」相關的單字到句子中,可以讓對方在閱讀時保有好心情。

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  • Please contact us at your earliest convenience. 請儘速聯繫我們。

收到回信後,如果還要繼續與對方保持往來,為了確保溝通無礙,此句便是最適合用來委婉催促他人回覆的句子。另有一句 I’d appreciate it if you could reply at your earliest convenience. (如果您能盡快回覆,我會很感激的。)也是相當好用的句子。如果事情迫在眉睫,又不希望因為催促對方而影響雙方關係的話,適時地用有禮的方式委婉請求回覆,也能讓溝通有所進展喔!

 

  • I’m sorry for the late reply. 抱歉我晚回了。

不小心晚回訊息的情況在所難免,這時就要記得放低自己的姿態,向對方展現道歉的誠意。這裡的 late 做為形容詞有「遲;晚」的意思。除了 I’m sorry 以外,表示道歉也可以使用動詞 apologize,句型就會變成 I apologize for the late reply.

 

  • If you would like further information about… 如果想了解更多…

Further 是 far 的比較級,字面上是「更遠」的意思,在這個句子中則有「更多;更深」的意思。對話時要促進彼此的交流,就是要誘導回覆。但這時直接叫別人趕快回覆好像稍嫌失禮,這時就可以用這種方式來引起他人的回覆,才不會溝通中斷喔!

 

  • This is to acknowledge receipt of your email/message.  確認已收到您的來信。

收到信時若要跟對方確認自己已經收到信,可寄一封確認來信的回函。Acknowledge 本身有「承認,認可」的意思,大搭配此句用於書信當中則有「確認收到來信」的意思。如果希望對方在收到信件後來信確認,則可用 Please acknowledge receipt of this email/message.(信件請確認收悉。)這個句子來表達。

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非正式場合書信回覆

以下的幾個句子雖然也不到端不上檯面,但只有在回覆的情況較為迫急或是回覆的對象與自己較為熟識、彼此間不太需要有太多禮數限制時,才能使用。由於句子都比較言簡意賅,更能提升回覆效率,也不太需要擔心說錯話,畢竟場合是在你可以控制的範圍下。

 

  • Hope to hear from you soon. 希望能早日收到你的消息。

雖然這句跟上面表示開心的句子差不多,一樣是有祝福性質的書信回覆,然而跟上方較為正式的用法比較不同的是,這個句子比較像是輕鬆的招呼,適用於朋友、同事、同學間的書信,作為結尾語可以說是既好用又方便。

 

  • I’m looking forward to seeing you. 我很期待見到你。

這個句子的性質跟上一句差不多,look forward to 是「期待」的意思,比較特別的是,to 的後方不是「一般不定詞 to  + 原形動詞」的形式,而是要加名詞或動名詞。

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  • Can you call me back / get back to me ASAP? 能否儘速回電給我 / 回覆我?

比起上面請求回覆的正式說法,我們可以看出這個句型因為沒有額外修飾,反而更口語化。ASAP 為 as soon as possible 的縮寫,意思為「儘速」。

 

  • Just a quick note to tell you… 這封信是要告訴你…

Note 在這裡指的是「便簽,簡短信件」的意思,用來表達回信目的。正式的用法則會用「I am writing to + 寫信目的

 

學完了這麼多回覆書信的句型,相信大家之後碰到需要回覆英文書信的狀況,一定能確實掌握情境,並妥善運用今天所學,建立起與他人間良好的交流橋樑!

 

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文/ VoiceTube 看影片學英語
圖/ Shutterstock