【多益英文】英文客訴信怎麼寫?退款、換貨英文怎麼說?投訴信撰寫要點一次學起來!

近期消費者權益問題愈發重要,
對於不佳的服務態度或商品品質都可以提出客訴,
但是客訴信要怎麼寫才夠有説服力?
全額退款的英文又該怎麼講?
今天一起來認識英文客訴信常用的單字句型,跟店家吵架再也不語塞!

生活中難免會發生購買的產品有瑕疵、店員態度不佳,或者廣告內容不實等狀況,而在職場上也會遇到廠商貨品不入預期、,訂單處理怠慢的時候。遇到這些場合,就需要打電話或親自撰寫一封投訴信,來表達不滿之意。英文客訴信是多益常考題型之一,我們今天就來認識相關單字與實用句型範例,學習如何用英文表達需求,並要求對方提出解決辦法,不僅能幫助你在考試時更得心應手,日常生活裡也會受惠無窮。

 

客訴信架構與常用句型、單字 

一封有影響力的客訴信可以讓商家立即做出回應並提出有效的解決辦法,安撫消費者的怨氣與怒火。撰寫投訴信時,建議可以分成三個區塊:表明寫信目的、提供具體問題點、要求對方予以處理。這樣可以讓對方更清楚地了解問題根源以及消費者可接受的處理辦法,在短時間內提出讓客人滿意的補償方式。

以下為英文客訴信的架構範例,讓我們針對上述三個區塊常用的單字與句型做更深入的解析吧!


1.
表達信件目的

撰寫英文客訴信件時,建議開門見山地表達寫信目的,告訴對方你要投訴的內容是什麼,才能有效地傳達你的想法。我們來看看以下幾種常用說法:

 

  • I’d like to file/register/lodge a complaint about…

Complaint 的中文是「抱怨」,由動詞 complain 變化而來,依據使用場景的不同可以延伸解釋為「客訴;控訴;申訴」。File 作為名詞是「檔案」,但是作為動詞則有「提出,遞交」的意思。其它可以與 complaint 搭配使用且用來表達正式提出控訴的動詞還有 register(註冊)跟 lodge(提出),其中 lodge 這個字作為名詞時,有「住宿」的意思,可與 accommodation 交替使用。

 

I registered a complaint about his frequent absence at work.  

我對於他工作經常性缺席提出了申訴。

 

I lodged a complaint about the staff’s impolite attitude. 

我對店員無理的態度提出了客訴。

 

  • I’m writing to complain about …

這個句型很直接了當地告訴對方信件用意,這裡的介係詞 to 表「目的」,並使用 about 來進一步說明抱怨的內容。

 

I’m writing to complain about the wrong product you sent me yesterday. 

我寫信的目的是要投訴 貴公司昨天寄送錯誤的產品。

 

  • I’m writing regarding/concerning/in regard to/in connection with…

Regarding 在這裡表「與…有關」,而 concern 原有「顧慮,關心」的意思,在英文投訴信件中,concerning 可解釋為「涉及,關係到」。如果不使用 V-ing 形式,也可以使用介係詞片語 in/with regard to 或者 in connection with 來帶出你要投訴的主題。

 

I’m writing regarding the broken blue cabinet I received yesterday.

我寫信的目的與昨天收到的故障藍櫃子有關。

 

I’m writing in connection with the wrong T-shirt size the shop sent me.

我寫信的原因與這店家寄送一件尺寸錯誤的 T-shirt 有關。

 

  • I want to express my dissatisfaction with…

英文名詞 dissatisfaction 是「不滿意,不滿」的意思,源自動詞 dissatisfy,與 satisfy 「滿足(需求),感到滿意」為反義詞。Express 為動詞,中文是「表達」,如果要說明對某事感到不滿,就可以搭配介係詞 with 

 

I want to express my dissatisfaction with the Model Y water bottle that I bought on May 28, 2020.

我想針對我在 2020 年 5 月 28 日購買的 Y 型號水瓶表達不滿。

 

  • I wish to complain about…

Wish 有表示「期許;願望」的意思,用在英文投訴信裡有緩和氣氛的作用,屬較為客氣的用法,帶有更多禮貌性的元素,同時也可以避免讓讓對方馬上覺得反感的狀況發生。 

 

I wish to complain about the vacuum cleaner I ordered last week.

我想針對上週下單的吸塵器表示不滿意。


2. 提供服務/產品的數量、發生時間、問題等相關資訊

表明客訴的用意之後,就可以開始描述確切問題,例如服務態度不佳、商品尺寸有誤、產品瑕疵、運送時間過長等。信件第二部分的重點在於闡述讓你感到不滿的地方,讓對方知道這件事對你所造成困擾,對方才能正視事件的急迫性並積極處理。

 

如果要表達「對…感到失望」,可以用 be disappointed with 這個片語。無論是對事或對人,都可以使用介系詞 with。另外,你也可以用 be disappointed in + 人 或者 be disappointed at/about + 事來表示失望。如果要補充說明失望的原因,可以加上 that 子句,也可以在 disappointed 後面加上 to + 原型動詞,來看看以下例句吧!

 

I am disappointed with/about your company’s delivery service. 

我對於貴公司的送貨服務很失望。

 

I am disappointed with/in you. 

我對你感到失望。

 

I’m disappointed that he didn’t invite me to his party. 

我對於他沒有邀請我去他的派對而感到失望。

 

I’m very disappointed to find out she couldn’t attend the event. 

我得知她無法參加活動時,覺得非常失望。

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3. 要求廠商處理

解釋完問題之後,就可以跟廠商要求處理的方式,如果有產品相關的照片、收據或文件,也可以一併附上。

 

動詞 resolve 是「解決」的意思,跟 solve 是一樣的意思。如果要要求別人做某件事,我們可以使用「 I would like you to」 的句型,would 有緩和緊張氣氛的用途,讓你在提出要求時又不失禮貌,也可解釋為「希望對方做某件事」的意思。在英文客訴信的場景裡,你有權力向廠商提出你覺得合理的解決方案,如替代品或是賠償。替代品的英文是 replacement,賠償的英文是 refund。基於產品瑕疵或是受損狀況,你可以邀求「全額退款」(full refund)、或是「部分退款」(partial refund),partial 的中文是「ㄧ部分的」,full 是「完整的」,來看看以下範例。

 

I would like you to pay for the damage.

我要求你支付損壞的部分。

 

I request a full refund on this order. 

我要求這筆訂單要全額退款。

 

完成這三大部分的內容陳述後,可以在信末表示希望盡快收到對方回覆以及處理方式的心情,並告知自己的聯繫方式。這時可以用 look forward to(期待某事[發生])的意思,有兩種句型:在後方加上名詞或是動名詞。resolution 是名詞,從動詞 resolve 演變而來,有解決方法的意思。

 

I look forward to your reply. 

我期待你的回覆。

 

I look forward to hearing from you. 

我期待聽到你的消息。 

 

了解英文客訴信的架構以及常用單字句型後,我們來看看一篇範例吧!

 

Dear Sir/Madam, 

I’d like to file a complaint about a leather sofa I bought from ComfySeats.com on July 7th. The model number is 12345 and the serial number is 234001- 456999.  

I regret to say that I was very disappointed with the poor quality of your product. As soon as I removed the plastic covers, I found many scratches on the surface. Besides, the website says the sofa comes with three cushions, but I received only two. This is totally unacceptable. To support my complaint, I’ve attached a video of me removing the plastic covers.

To resolve the problem, I would like you to deliver a replacement and offer me a partial refund on this item. 

I look forward to your reply with a resolution to my problem. Please contact me by email or by phone at 0987554554.

 

Sincerely,

John

 

以上介紹的英文客訴信撰寫要點與重點單字句型,你都學會了嗎?雖然日常生活裡遇到客訴的狀況千奇百怪,但是只要掌握信件結構搭配常用句型與單字,便能精準表達出自己的需求,讓商家更注重往後的服務品質。

 

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文/ VoiceTube 看影片學英語
圖/ Shutterstock