拼錯字、贅字還有文法錯誤?那些讓人受不了的英文書信錯誤!

職場上少不了寫英文書信的時候,
有哪些是應該避免的書寫錯誤呢?
到底是文法錯誤比較討厭,還是把標題當內文寫更讓人受不了?

寫 email 與客戶聯繫絕對是職場上最重要的一環,也是對方對你的第一印象。要怎麼避免信件錯誤並留下好的印象呢?以下幾點是寫 email 時千萬不能犯的錯誤,每次在正式送出郵件之前,務必要先再三檢查喔!

1. Bad subject lines 不好的郵件標題

Email 標題應該簡潔、明確地表達來信主旨,讓收件者一看就知道是與哪個項目有關。切記不要將瑣碎、不重要的資訊放在標題!如果是要通知會議時間,以日期時間+動詞、事件作為標題就可以囉!

Hi I’m Alvaro. I’m here for the sales meeting. (X)
The monthly marketing meeting: 7/15 10:00am. (O)

2. Vague descriptions/ questions 模糊不清的敘述、問題

If you agree with our suggestion, please reply to this email as soon as possible.
If you agree with our suggestion. Please reply to this email before 6/24 12pm, thanks.

這樣提出明確的時間是不是讓重點更明確了呢?比起「盡快回覆」,點出回覆期限可以讓彼此更清楚,不用苦苦等候對方的信件!

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3. Repeated words 重複字眼、贅字

我們在寫郵件的時候,容易因為字彙量不足或是過度想強調某個觀念,而大量使用重複的英文單字,使得整篇 email 出現了 10 幾次相同的字眼。例如下面這段敘述:

Dear Ms. Spellman,
I’m writing this email because of the product design. I think the product should show energy and youth, since the target audience of this product are teenagers between 12-15. How about booking a product meeting to discuss together. (X)

Dear Ms. Spellman,
I’m writing this email because of the merchandise design. I think the product should show energy and youth, since it’s target audience are teenagers between 12-15. How about booking a meeting to discuss together. (O)

適時地抽換詞面,把重複出現數次的 proudct 換成 merchandise、省略 product,或是把句子合併,改用代名詞稱呼,以減少出現次數。

4. Missing comma & attaching wrong file 少逗點或附件錯誤

大家應該都有在完成檔案以後,不斷修改並更新檔名的經驗。於是檔名就這樣變得越來越長,從活動企劃書變成活動企劃書更新、活動企劃書最終版等五花八門的檔名,最後忘記修改名稱就傳送給合作夥伴可就糟了!如此一來可能會讓對方混淆,不確定檔案是否為最終版。建議使用修改日期在檔名上做紀錄,例如若 4/3 有做過更動,則檔名加上:企畫書 0423 更新,這樣一看日期就知道哪個版本是最新的囉!

Q3 marketing report final version updated the latest (X)
Q3 marketing report 0628 version (O)

5. Misspelled words & grammar error 單字、文法錯誤

雖然現在大部分的手機和電腦都有自動修正的功能,但許多人在撰寫 email 時拼錯單字、文法錯誤的問題還是層出不窮!現代人太習慣直接選擇自動修正後的字詞,反而有時候不小心修改成另外一個字卻毫不知情。

receive (O)
recieve (X)

recommend (O)
recomend (X)

像這樣少個 m、前後字母寫錯的錯誤可千萬不能犯!看似基礎的小問題,小則稍微影響閱讀、大則可能影響整筆客戶合約!所以千萬要細心注意喔!

另一個大忌就是文法錯誤啦!要是時態、主被動用法錯誤,可能會導致對方看不懂你的郵件,後續產生更多不必要的誤會,降低溝通效率喔!如果擔心自己寫的英文 email 文法有誤,現在有許多線上文法、拼字檢查的網站可以幫住你初步校正喔~ 送出郵件之前再次多加檢查吧!以免讓對方認為你是個粗心大意的人,影響了後續工作的往來。

現在知道寫 email 有哪些常見錯誤了吧!下次寫信的時候記得多注意一下再傳送出去喔!或是用排程寄信的方式,預防寄出後才發現有錯字或忘記刪除的內容!若是不幸出了錯也來不及收回,那就誠懇地再寫一封 email 道歉並通知修正吧!

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文/ VoiceTube 看影片學英語
圖/ Shutterstock