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別再用老掉牙的 Dear、 Sincerely ! 如何寫出專業商業英文電子郵件

Bonbee Yang 2016 年 08 月 11 日

寫英文 email 好頭痛!
一樣的稱呼、一樣的結語詞、差不多的冗言贅字。
開頭用 dear,結尾用 sincerely,
你犯了什麼樣的商業 email 書寫錯誤呢?
這篇整理出商業書寫裡常遇到的問題、忌諱
VoiceTube 教你成為職場溝通達人!

emailcorrectness

英文電子郵件開頭稱呼語

看看以下三種 e-mail 開頭的表達:

Dear Peter,
親愛的彼得

Hi Peter,
嗨,彼得

Hello Peter,
哈囉,彼得

不同的稱呼語會給人不同的感覺,打開你的 e-mail 草稿匣看看,你都是怎麼打稱呼語的呢?

《富比世》雜誌上一篇文章 Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation 的編輯 Susan Adams 寫到,根據她的觀察,以及做了許多口頭訪問後,發現 “Hi” 已經比 “Dear” 更頻繁地被使用。

過去我們總覺得用 Dear 才是最有禮貌、尊敬的用法,但是其實 Hi 的語氣較輕鬆,更能拉近你與收信者的距離。因此,下次寫信時,Dear 可不是唯一選項喔!試試別種用法,創造不同氣氛,或許更能得到你想要的回應!

錯誤或過時的開頭稱呼語

以下用法有的是台灣人自創,有的是英語系國家早已不會使用的過時用法,要多注意了!

Dears, 錯誤,台灣人自創

Dear All, 用法雖然沒錯,但是不太尊重每一個人的個別性,可改用 Hi Everyone,

Dear Both, 錯誤,台灣人自創

Dear Sir, 過於制式及老套,像中文裡的「敬啟者」

Dear Boss, 過時、老套

商業英文電子郵件三大忌諱

寫英文 e-mail 確實不是件容易的事,尤其有時又要面對以英語為母語的外籍商業人士,難免會犯下一些小錯,但是有些通病,知道了就要避免發生。

忌諱一:懶散

做任何事切記就是不可懶散!看看以下兩句對照:

(X) BTW, need u 2 sign this, thx.
對了,你再幫我簽一下這份文件,謝啦!

(O) Please sign this document. Thank you!
麻煩你幫我簽署這份文件,謝謝。

非正式的縮寫,若是跟朋友傳 line 還可以,但若是撰寫用於正式場合的商用 e-mail,可千萬別犯下這種錯誤!

忌諱二: !!! 充滿驚嘆號

適當的驚嘆號可以用於表達熱烈情感與良好禮儀,然而一旦過多,效果可會適得其反,我們看看以下例子:

(X) Good job!!!

(O) Well done!

(O) Outstanding!

一個驚嘆號,給人強而有力的感覺,但若用超過一個驚嘆號就會適得其反。向主管報告壞消息時,千萬記得要把驚嘆號收起來。

(X) I am so sorry this happened!!!
我很遺憾發生這種事!!!

忌諱三:過度簡化主旨

身為一位職場大忙人,如果你今天收到一封主旨僅為「會議」、Meeting 的信件,第一反應當然是忽略它,等有空再點開來看!因此,一封成功的信件,應該要闡明信件主題,讓收信人可以在第一時間就知道這封信想傳達什麼,自然就會盡快回信。

看以下兩個主旨,你就知道有什麼不同:

(X) Meeting
會議

(O) Weekly marketing meeting at 9 AM
早上九點每週行銷會議

英文電子郵件容易誤用的字詞

很多人會覺得用膩了 thanks 或 thank you,覺得換個字看起來會比較厲害,所以就會選擇使用 appreciate 來表達「感謝」,但是 appreciate 的用法到底怎麼用呢?先看看下面幾個例子

(X) I appreciate you for the opportunity.

(O) I appreciate the opportunity.

(O) Thank you for the opportunity.

(X) He thanked for the opportunity.

appreciate 並不等於 thank,thank 後面接人appreciate 後面接一件事。

在中文裡聽起來很有禮貌的一句話,在外籍商業人士看起來卻是非常不舒服,是聽起來自以為是、冒昧的說法。要小心別弄巧成拙了,你可以改成這種說法:

Thank you for considering my request.
謝謝你考慮我的要求。

Thank you for any help you can provide.
謝謝你提供協助。

I will appreciate your help with this situation.
很感謝你願意幫忙。

英文電子郵件結語

一封完整的 email 絕對少不了好的結語,出色的書信收尾要看對象,更要看狀況,下面列出一些常見的結語,後面也附上收件者可能會有的感受,讓你更知道什麼場合該選什麼結語。

Regards, 較為正式沒有溫度

Sincerely, 較為正式沒有溫度

Regards 前面也可以加上 Kind、Warm、Best 等形容詞,這會使千篇一律的 Regards 更有溫度。

Cordially, 嚴肅場合適用

延伸閱讀

職場菜鳥要寫英文 e-mail 不知如何下手!從零開始教你怎麼寫→
英文商業 email 寫法秘訣

別再複製一樣的結語!教你更多寫法→
信件結尾除了用 Best regards,你還有更多用法!七個實用英文結尾用語

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文/ Bonbee Yang
圖/ Startupstock
來源/ 戒掉爛英文
作者簡介/ VoiceTube 看影片學英語

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