【職場英文】英文書信、電子郵件不知如何下筆?英文書信格式懶人包分享!

總是不知道英文書信該如何寫嗎?
英文書信有什麼該注意的格式呢?
今天就透過 VoiceTube 不藏私分享的英文書信懶人包,
一起來學習如何從零開始,
寫出一份專業的英文書信吧!

今天的英文書信懶人包主要會教大家英文書信的基本格式,並分成書寫信件電子郵件兩類,讓你各種類型的書信規範都能學習到。此外,VoiceTube 也會帶著大家了解各式各樣不同的信件用語!

Salutations and Greetings 英文書信開頭稱呼

信件中的開頭很重要,要根據信件的性質與對象使用不一樣的稱呼,以下提供常見的稱呼語。

Dear 用法

Dear 幾乎適用於各種情況,對象可以是熟識的人、同事或老闆。但是根據不同的熟識程度,dear 一字會有不同的用法。如果與對方很熟時,可以只寫對方的名,但如果對方是同事或上司,就要在男同事前加 Mr.,女同事則加上 Ms.;而如果知道這位女性的婚姻狀況,已婚要加 Mrs.,未婚要加 Miss。此外,如果與對方彼此之間不熟,就要以 Mr. 或 Ms. 加上姓氏來稱呼對方,或是連名帶姓稱呼。但如果不確定對方的性別,用 dear 加姓名就可以了。

另外,再為大家補充一下, Mr. 為「先生」,是 Mister 的簡稱,未婚或已婚的男性都可以此稱呼;Mrs. 為「太太」,是 Mistress 的簡稱,用於已婚女性。Miss 為「小姐」,用於未婚女性(注意 Miss 不需加上縮寫點),Ms. 則用於婚姻狀況不明的女性,且所有稱謂後方都必須加上逗點,而非使用冒號。

接下來我們以 Taylor Swift 這個名字為例,其中 Taylor 是所謂的名(first name / given name)Swift 是姓(last name / surname)

  • 彼此不熟時:Dear Ms. Swift / Dear Ms. Taylor Swift  
  • 不清楚對方性別:Dear Taylor Swift 
  • 彼此認識,但不清楚對方婚姻狀況:Dear Ms. Taylor 
  • 彼此認識,且對方已婚:Dear Mrs. Taylor 
  • 彼此認識,且對方未婚:Dear Miss Taylor 
  • 彼此很熟時:Dear Taylor 

 

Dear Sir / Madam,

這個稱謂用在當你不知道對方姓名的時候,這用法在以前比較常用,現在可能被視為老式的用法。補充:sir 用於男性,madam 用於女性。比較輕鬆一點的用法為 “Greetings,”。

 

To Whom It May Concern,

如果不知道對方性別,且用在比較正式的情況下,就可以使用這個稱呼。這用法多用在公事上,尤其是當你寄信到一個公家機關或公司不確定是寫個哪個特定的人的時候。若是用在應徵信件當中,則可用 Dear Hiring Manager。

 

Good Morning, / Good Afternoon,

除了以對方姓名稱呼為開頭,當然也可以使用早安、晚安等用語,此用法不是那麼正式,不過祝對方有個美好的早晨,會為信件帶來增進關係的效果,建議用在剛認識的人身上,或已熟識的人也可以。使用上要注意,對方看到信件的時間點有可能不是白天/下午,特別是對方在另一個時區的時候。

 

Hello, / Hi,

這個用法為非正式的用法,多用於電子郵件中,並且用在比較熟識的對象身上。

 

收件者超過一個人時

如果收信對象超過一個人以上,可直接寫出他們的姓名,例如 “Hi John and Mary,” 或是 “Dear John, Mary, and Michael,”。如果對象是一個團體,可以直接寫 “Dear All,”,比較親切一點可以用 “Hi Everyone,”。

 

Closing Lines 英文書信結論句

在結尾用語之前,常伴有一句總結,以下提供我們寫信時最常使用的三種結論。

期待回覆類

  • I look forward to your reply.
    等待您的回覆。
  • I look forward to hearing from you.
    期待您的消息。
  • I look forward to seeing you.
    期待見到您。

注意 look forward 後面的動詞要用動名詞(V-ing)。

 

熱心服務類

  • Please advise if necessary.
    有任何建議,請您盡量提出。
  • If you require any further information, feel free to contact me.
    如果有任何問題,歡迎與我聯繫。
  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
    如果有任何需要,歡迎與我聯絡。

注意 contact 為及物動詞,後面直接接上聯繫對象即可,不需接介系詞。

 

感謝客氣類

  • Once again, I apologize for the inconvenience.
    很抱歉,造成您的不便。
  • I would appreciate your immediate attention to this matter.
    關於您對此事的關注,我們十分感激。
  • Thank you for your cooperation
    非常謝謝您的合作。
  • Thank you for your assistance
    非常謝謝您的協助。
  • Thank you for coming.
    謝謝您的來訪。

注意 thank you for 後面直接接動名詞 (V-ing) 即可,不需加上 your。

 

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Sign-offs 英文書信結尾用語

信快寫完了,最後就是結尾用語囉!如同中文信件的「敬上」、「謹上」等,英文信件也有分正式跟非正式兩類,建議大家依收件者與自己的關係,以及信件內容的正式性來決定要使用哪一類,以下提供常見的基本用語。

正式

  • Sincerely,
  • Thank you,
  • Yours truly,
  • Warm wishes,
  • Sincerely yours,
  • Respectfully yours,

 

非正式

  • Best,
  • Thanks,
  • Warmly,
  • Cheers,
  • Regards,
  • Take care,
  • Best wishes, 

記得結尾語第一個字母要大寫,後面要加逗號,然後下面要接自己的名字喔。

 

英文書信範例

看完了基本的信件格式,就來看看以下兩個範例吧!第一個信件內容比較正式,另一個較偏日常用法。

英文信件範例

Dear Mr. Alex,

I am writing this letter to inform you that I have to take a sick leave from course due to the fever. Sorry for any inconvenience caused by my absence. I would review the material before next course. Feel free to contact me if you need further verification from my doctor. Thank you for your immediate attention to this matter.

Respectfully yours,
Shirley Huang

Alex 教授您好:

我寫這封信給您是因為我發燒了,今天的課想和您請病假。如果我今天的缺席對課堂造成任何不便,也先跟教授說聲抱歉,我會自行再趕上複習進度的。若教授需要醫生證明,也麻煩告訴我。謝謝教授願意抽空讀這封信。

學生 黃雪莉 敬上

英文 email 範例

Hi Angela,

I can’t go to course today since I’m severely sick. I got a fever last night. Can you please inform the professor on my behalf? By the way, please let me know if there’s any additional assignment from course. Thank you for your help.

Best,
Shirley Huang.

嗨 Angela:

我昨晚發燒,今天不能去上課了。你可以幫我跟老師請假嗎?對了,如果老師有額外出作業的話,再提醒我一下,謝謝你。

黃雪莉

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文/ VoiceTube 看影片學英語
圖/ Shutterstock

 

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