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【職場的進擊】掌握 E-mail 溝通原則,讓主管留下好印象!

Helen Lin 2014 年 08 月 09 日

 

E-mail 溝通是一種看似簡易卻能強而有力建立初次印象,甚至是建立彼此信任的關鍵。其實裏頭有許多值得學習及實用的技巧。寫一封 E-mail 需要多久呢?只要抓住溝通原則,不必花多少時間就能輕鬆完成囉!

在職場中,語言文字的溝通是非常重要的,因此關鍵就在於如何在字裡行間“有效率”的傳達你要說明或告知的訊息,並且建立自身公司的形象。要讓對方清楚了解你的真實想法,也是門重要課題哦!

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此部幽默的影片,便道出了初入職場的新鮮人在撰寫e-mail時常遇到的困難與窘境。

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看完這部影片後就要來教大家如何寫好一封完整的e-mail囉!首先:

 

一、掌握 E-mail 溝通原則 The important things about writing an formal e-mail

  • 「主旨」簡潔、扼要說明此書信內容 Topic, be specific!

    【簡潔扼要】
    「時間+事件+人」是不可或缺的重要元素。描述信件主旨,要吸引人在第一時間打開你的信,主旨一定要夠吸引人!
    Ex. 紅點子科技蔡先生,下午兩點前回電

    【目標明確】
    讓客戶第一眼就知道這封信是「誰」寄來的
    Ex. 公司+職務名稱+姓名→VoiceTube COO, Johnny Tsai

    【正確資訊】
    郵件主旨盡可能使用專業名詞,加上特殊符號強化重點
    Ex.【急件請處理】XX 公司資料請於下午三點前寄出

  主旨掌握三個大原則:簡潔扼要、目標明確、正確資訊。

 

  • 「敬啟者」的使用規則

 

組成規則
一般email,知道對方名字 Dear+ Mr./Ms.+姓氏或名字
一般email,認識對方 Dear +名字
一般email Mr. (男性)+姓氏Ms. (女性)+姓氏
跟對方很熟 名字
不知道對方性別時 Dear+名字+姓氏
真的不知道對方姓名時 Dear Sir(s) or Madam/ Dear Friends/ Dear Colleagues/ Dear Fellows/ Dear Members/ Everyone
發信給特定部門/部門人員 Dear + 部門名稱Dear + 部門人員職銜
正與一家公司而非個人聯繫 To Whom It May Concern

一般的 Hey, what’s up 等口語式的說法,需盡量避免應用在商用 E-mail 的撰寫。

 

 

  • 內容形式清楚簡單→ 避免文謅謅、冗長的形式,一針見血說明你想要傳達的訊息。
    常見主題相關寫法如下:

    (1) 約定會面 Arrange for an appointment
    When is it convenient for you? 您何時方便呢?

    (2) 確定會面時間 Make sure for the appointment
    Please call on me anytime when it is convenient for you. 只要任何時候您方便,歡迎來訪。

    (3) 無法如期會面Cancel the appointment
    Would you like to decide on another time? 您要不要選定別的時間?

    (4) 提議Proposal
    There are a few points which I’d like to bring up concerning the contract. 關於合約,我想提出幾點看法。

    若有附件檔案請註明 Attachment 附件,相關寫法如下:
    I attach the evaluation report for your reference.
    我附加了評估報告供您閱讀。
    Please find today’s meeting notes from the attached.
    今天的會議記錄在附件裡。
    For other project, please see attached release notes.
    其他企劃書相關資訊詳見附件。

 

  • 客套結束語在結束電子郵件以前,再感謝一次受文者以表現禮貌。可以用感謝來結尾,像是:

    – 期待語句:「I look forward to hearing from you.  」期待再次聽到您的消息
    – 謙虛語句:「If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.」
    如果有任何疑問,請不要猶豫就跟我說
    -詢問語句:「Will you please~」能否請您
    -感謝語句,「Thank you for~」感謝您

    最後是電子郵件的最後一步,包括適當的結尾辭與簽名欄。
    信末結尾語的使用必需考量與email收件人的關係和收件人的互動情況,才能選擇適合的結尾語:

    – 「敬上」、「謹上」標準說法:Best regards, Sincerely,
    – 「謹啟」:Thank you, Yours truly, Yours faithfully (英式用法)
    –  非正式結尾,與對方交情係良好:All the best, Best wishes, Cheers, Take care
    –  呼應信件內容:Have a nice day, To your success, Many thanks(多謝)

 

商用信件撰寫重點整理:

1) Write as you would speak in a business conversation.
書寫語氣像在進行商務交談一樣。

2) The tone should be friendly and polite.
保持禮貌和友善

3) Although opening an e-mail to your friend with “Hey" is fine, it’s best not to write a potential business partner that way.
寫給你朋友的e-mail開頭“Hey"很好,但不要以這種方式寫給潛在的客戶夥伴。

4) it’s best not to use demanding words like “I want."“I would like" is more respectful, and “I am interested in" is a good choice if you’re making an initial proposal or still exploring ideas.
語氣不要太過強烈,例如,最好不要使用類似需求的字彙像是“I want." “I would like"
如果要表達出不喜歡或是仍在想點子時“I am interested in"是一個個很好的選擇。

 

二、E-mail 內容實用技巧:

此部影片說明了商務人士在撰寫 E-mail 時昌犯的錯誤,以及該如何修改:

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看完之後,我們來整理一下它內容的重點:

【影片重點整理】NG!!!iStock_000016475835XSmall_0

  1. 主旨不明:「不禮貌、不明確」兩種狀況
  2. 避免過多情緒表達,多餘的表情符號
  3. 內容冗長,沒抓到重點
  4. 語意含糊,不明確
  5. 文中避免口語式說詞,結束語的禮儀也很重要

 

註:

影片之中,談到的"cc"其實是"carbon copy"的縮寫。
所謂的 carbon copy 指的是用複寫紙(carbon paper) 複寫出來的複本。
→為了讓收信者知道還有誰也收到同樣的信,通常會在這種信後頭加註其他收信者名字。

現在的電子郵件要寄送相同信件給多人時,也就沿用此一名稱了。

“bcc" 則是 “blind carbon copy"的縮寫,是“密件複本”之意,同樣也是具有寄送副本的功能。
不同之處在於,"cc"會公開每一個收信人的電子信箱位址,"bcc"則隱藏這些資訊,畢竟不是每個人都希望別人知道他的信箱。

 

三、完整商用 Email 範例

【先向公司自我介紹】

We have the pleasure of introducing ourselves to you as one of the most simple to use for learning English.
我們有這個榮幸向您介紹,敝公司是一家非常簡單操作的學英語公司。

【原文範例】

Dear Sirs,

We have the pleasure of introducing ourselves to you as one of the most simple to use for learning English in Taiwan, who has been creative since 2012. Particularly we have been having a good contents from YouTube of different kinds of videos to learning Englinsh. We are desirous of expanding our market to your country.

We would appreciate it if you could kindly introduce us to others know about our product by announcing in your publication as follows:

「An Company of watching YouTube to learning English in Taiwan is now making a business proposal for people who is said to have built a high reputation at home and abroad. Contact them by sending your e-mail to [email protected] 」 We solicit your close cooperation with us in this matter.

【翻譯範例】

敬啟者:

我們有這個榮幸向您介紹,敝公司是台灣學習英語最簡單的公司之一,我們從二零一二年創造這個平台;特別是我們的內容非常豐富,而我們想要在貴國擴展敝公司的經營市場。

如果您能在您的出版品上刊登以下的說明,將敝公司介紹給相關的單位,敝公司將感激不盡:

「據說在台灣有一家用YouTube看影片學英語的公司信譽極好,正擬計畫拓展相關的業務,若欲和其聯絡,請發電子郵件至以下信箱[email protected]」我們懇求您對於此一事件能給於協助。
另外,其他職場相關的技巧,詳細說明也可以參考以下哦:

* 【職場的進擊】商用電話英文-致勝三部曲
*【職場的進擊】面試準備與訣竅大公開!
*【職場的進擊】使用商業用語,當個有魅力的溝通者!

希望能幫助到大家囉:)
source:http://goo.gl/iiKPXv

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