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【職場的進擊】商用電話英文 致勝三部曲,用英文講電話不再皮皮挫!

Colin Lin 2014 年 08 月 06 日

接到客戶的電話聽到:「Hello……」之後,
心裡該不在想:「慘了!又要用英文了!」
不用擔心,別急著敷衍了事、等不及掛電話
今天 VoiceTube 不僅教大家如何在電話中與客戶輕鬆對話
還幫你整理了許多萬用片語和句型哦!

phone

首先,接起電話時,你必須清楚地分辨這通電話是「正式」還是「非正式」,因為這會關係到使用的「用詞」、「語調」甚至是「禮貌程度」,一切都必須拿捏地恰到好處,還不知道這兩者的差異嗎?以下的影片用最真實的案例讓你了解其中細微的差別,快來揭曉:

【職場的進擊】電話英文實例 (正式vs.非正式) (Telephone English Examples)
formal

瞭解了正式英文與日常英文的差別後,就讓我們正式進入到 ──【商用電話英文 致勝三部曲】的單元!!

首部曲:正式電話英文 step by step

問候、表明身份

來電一方

一開始打招呼,可以用最基本的問候語:

Hello./Good Morning./Good Afternoon.
哈囉 / 早安 / 午安

表明你的身份:

This is (name)  speaking.
這裡是 _____。

說明想要找的接聽對象:

Could I speak to (name) please? / I would like to speak to (name). /  I’m trying to contact (name).
可以請幫我轉接給(某人)嗎?/ 我要找 (某人)。/ 我要連絡的人是(某人)。

在商業電訪中,有很多時候來電的一方是代表公司出面洽談,所以在「表明身分之後」,常常會加一句「說明來歷」的自介話語:

I am calling from (company or institution). / I’m calling on behalf of (company or institution).
這通電話是來自(某公司或機構)。

接電話一方

表明身分:

Hello, this is (name) speaking. / (Name) speaking, how may I help you?
您好,這裡是 _____。/ ____,需要什麼幫忙嗎?

假如打電話到一間公司或是公司客服部門的時候,電話人員通常會在來電者講話之前先自我介紹,一般都會這麼說:

Hello, (company or institution) , how may I help you?
您好,(公司名或機構),我可以幫您什麼忙嗎?

要求更多訊息、資訊時

假如來電一方沒有報名字,可以用以下句子詢問:

May I ask who’s calling, please? / Can I ask who I’m speaking to, please? / Excuse me, where is this call coming from?
請問這通電話是來自____?

來電一方提出來電需求

要求找特定人士:

Could I speak to someone who (specific function, ex:manages customer service, or is incharge of product development)?
我想找(某個特定部門,例如:客服部門,或是產品控管部門)

表明特定要求:

I would like to make a reservation, please. / I would like to make an appointment with (name, ex: Dr.Melson).
您好,我想要預約。

請對方幫忙轉接:

Could you put me through to extension number (numbers) , please?
你能替我轉接電話到這裡嗎?

這個部分沒有固定的形式,端看電話內容是什麼。基本上只要掌握住「清楚表達目的」「注意禮貌」這兩個看似簡單但極為重要的要點就可以囉

稍待或轉接電話

請對方稍待:

Could you hold on a moment, please? / Just a moment, please.
請稍待一下。

幫對方轉接電話:

I’ll just put you through, please wait. / I’ll transfer you now, please wait for a moment.
我將為您轉接,請稍等。

無法滿足來電者需求時的回答

有時候我們可能無法立即處理來電者的需求,可能是他要找的人剛好不在,或是電話滿線無法轉接,這種情況太多見了,而以下就幫你列舉幾種最常見的情況:

I’m afraid (name)’s busy at the moment, can I take a message? / I’m sorry, (name)’s on business today.
____恐怕現在不方便接電話,我能留個訊息嗎?
I’m sorry, but you may have dialled the wrong number.
不好意思,您打錯電話了。
I’m afraid the line is busy at the moment, would like to call back later?
目前這支電話忙線中,您可以等會在回播嗎?

通話中遇到溝通問題

有時候因為環境吵雜或是通訊品質不佳,通話中可能會有聽不清楚的情形,你可以用以下應對方式來處理:

I’m afraid I can’t hear you very well. / Would you mind speaking up a bit, please? / Could you repeat that, please?
我聽不大清楚 / 不好意思可以請你講大聲一點嗎?/ 你能重複一次剛剛說的話嗎?

I’m afraid the line is quite bad, would you mind repeating your sentence?
收訊似乎不太好,你能再重複一次句子嗎?

來電者留資料或訊息

接電話者詢問來電者是否留訊息:

Would you like to leave a message? / Can I take your name and number, please?
你想要留個言嗎?/ 請問我可以記下你的名字和電話號碼嗎?

留訊息時遇到需要問清楚的資訊,可以直接表達:

Could you spell that for me please? / Would you like (name) to call you back?
不好意思請問可以請你拼出那個字嗎?/ 你希望___等等回播嗎?

有時候來電者會主動要求留訊息

Can I leave a message please? / Could you please ask (name) to call me back?
我可以留個訊息嗎?/ 可以請___晚點回播嗎?

看了那麼多卻還是一頭霧水嗎?別擔心,以下這部影片用最生活的例子講給你聽,讓你的疑惑跟你說掰掰!

【商用英文】幫忙留言電話中幫人留言 (Leaving Messages in English – Business English and Telephone English Conversation)
call-back

電話中說再見

講完電話後,別忘了要先說再見再掛電話,在電話裡的再見有以下三種講法:

Thank you for calling. / Have a good day. / Goodbye.
感謝您的來電。/ 祝您有愉快的一天。/ 再見。


二部曲:常用片語

圖片1

*補充*
在口語中,請人「稍待一會」也可以說 hang on,意思等同於 hold on。雖然 hang on 與 hang up 長得有點像,但是他們可是天差地遠哦,前者是「稍待」,而後者是「掛電話」的意思,可別搞錯了哦!


三部曲:電話中也能展現迷人魅力!

瞭解常用的電話英文之後,看看下面這支影片,讓你的「電話英文」更上一層樓

【職場的進擊】如何有效的用電話溝通?How to speak effectively over the phone?
six-phone

【重點整理】

  1. 表明清楚自己的身分 (同時注意說話的語調
  2. 注意音量、發音,讓對方聽請楚自己在說什麼
  3. 用對方熟悉的語言(依照說話對象不同,用的字詞也會不同)
  4. 仔細聆聽對方的說話內容 (記得給對方一些回應,並注意不要插嘴)
  5. 利用例子幫助對方瞭解談話內容
  6. 隨身帶著紙、筆。

想學習更多商用英文技巧?上萬部影片讓你找,你絕對找得到你想學的!

從進入公司前的履歷和面試,到進入公司後的企劃寫作,這裡都準備了精選的影片,讓你在短時間內掌握商用英文的竅門,進退自如!

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文/Colin Lin
圖/  UnsplashCC Licsensed
作者簡介/  VoiceTube看影片學英語
學英文不是艱難的任務,而是一種融入生活的自然態度。今天起,丟掉厚重的教科書,每日鎖定 VoiceTube 看影片學英語官方部落格,給自己一個流利『用』英語的機會!

 

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