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【商用英文】面對台下聽眾就雙腿發軟?那些關於簡報技巧的大小事

Diana Tai 2015 年 11 月 09 日

明明就做足了準備 上台還是措手不及?
觀眾的眼睛直勾勾地盯著你 讓你腦袋一片空白?
能力優秀的你 不該讓上台的怯懦綁了手腳
看完這篇簡報技巧整理
你下次一定能自信的發表一場令人難忘的演說!

簡報技巧

在開始正文之前,筆者請大家回想一下你上次殺價是什麼時候,還有你用了什麼技巧,換得你想要的那個價錢。請一定要一邊跟著思考,這跟這篇的主題息息相關。

首先,我想要介紹一個你可能聽過的概念:assertive communication (自信的溝通)Assertive 這個字有自信的、堅定的意思。你一定感覺得出來這是個蠻正面的技巧,但不一定知道它到底有多強大。請先看這段影片,你會更了解 assertive 到底是什麼特質,以及它如何幫助你成為人生的贏家。

如何變成更有自信的人? (How to be more Assertive in Life)
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透過這個影片,你應該有感覺到 assertive communication 的好處,真的是漫布生活各個層面啊!當然,在上台報告上,一定也會對你有很大的幫助。

當個好講者技巧 1:自信溝通 (Assertive Communication) 的特質

誠實 honest

溝通時,誠實為上策。如果你刻意隱瞞,語氣不自然、表情有蹊蹺,對方一定也會感覺得出來,對雙方都沒好處。

直接 direct

華人傳統上習慣 beat around the bush (拐彎抹角說話) ,但其實直接了當的把訴求說清楚,更能傳達彼此的意思。不過當然,這並不代表溝通時可以不禮貌。

明確 specific

顧左右而言他是溝通時效率低落的其中一因。明確而具體的把你的觀點說出來,能讓對方更容易抓到重點,讓你們的對話進行得更順暢。

尊重 respectful

尊重他人,同時尊重自己。就算對方意見跟你不同,也不能惡言相向。反之,當對方對你有無禮的要求,你也不能看著自己的權利被侵犯而坐視不管。

雙贏 win-win

一個好的溝通,目的在創造一個雙贏的情境 (a win-win situation)。只有一方獲勝不是我們追求的,而是要讓雙方都滿意於溝通的結果。

這五項運用在做簡報上非常適切。現在很多 presentation 都會包含跟老師同學、老闆同事,或客戶互動的部分,這時不只你的論點要誠實、直接、明確,你更要尊重你的聽眾的想法,並竭力創造雙贏!

會殺價,就等於在自信溝通的路上成功一半了!

那麼回到一開始問大家的問題,上一次殺價時運用了什麼策略,來達到目的?你會發現有一些你運用的技巧符合以上的幾個特質。也許你很誠實的說:「我今天皮夾裡只剩1000,拜託讓我折200塊吧!」或很直接、明確的告訴店家你的要求:「我上次另一家店看到兩條賣150,你這邊一條就要200?打個折吧!」你會發現,上台演講、做簡報的技巧,都在你殺價的時候被演練過了!沒那麼可怕,其實你都練習過了。

不過,唯一的差異,就在於最後兩項:尊重和雙贏。在殺價時,我們可能會不太尊重店家,心裡一味覺得要趕快達成殺價這個目的,而不會考量到店家的成本、經營情況等等。而我們更不太會考慮到要讓店家滿意我們殺的價格。

但除此之外,我們可以說殺價跟做 presentation 需要的技巧是十分雷同的。

可是,你說,私底下講話我是很有自信啦,可是一搬上台我就完全變了樣了,怎麼辦?

當個好講者技巧 2:如何戰勝上台的焦慮

這部 Ted 的影片提供了很具體又實用的方法。

TED-Ed 瞭解上台恐懼 並且克服它 (The science of stage fright (and how to overcome it) – Mikael Cho)
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以下再提供幾個筆者親身試驗過十分有效的方法

深呼吸 take deep breaths

你一定想不到這點多有用!根據研究顯示,深呼吸能讓你急促的心跳緩和下來,而你吸入的空氣,更能讓你得大腦運作更效率。看似簡單的方法,不妨下次上場前試試看吧。

稍微動一動伸展肌肉 exercise or stretch your muscles

上台前渾身緊繃嗎?這時稍微伸展一下對放鬆很有幫助喔。其實放鬆身體的肌肉,也會連帶讓你的心情比較放鬆。而在報告中,如果場地允許,你也可以稍微左右走動,或用一些肢體語言讓自己自在一點,不要只是僵硬的杵在一個地方。

打個呵欠 yawn

什麼?打哈欠也能讓人戰勝上台的恐懼?這是真的。打哈欠時會有更多新鮮空氣進入你的身體,讓你更能面對接下來的挑戰。

報告時把手放低一些 put your hands down

如果你的手一直在胸口以上的位置,肩膀也會是往上而緊繃的。試著把手自然的低垂、可以放在身前,或一隻手微微舉起,變換一下姿勢。肩膀放鬆了,你的人也會更放鬆。

對你要講的東西有熱忱 feel passionate about your topic

如果你自己都不喜歡你的主題,那更會擔心聽眾會覺得無聊。所以,一定要對你的簡報內容是有興致的,在報告時也更能專注在內容,而不是在自己表現得如何上。

能戰勝緊張的情緒,下一步就是學習成為一名強而有力的講者 (a powerful speaker)

當個好講者技巧 3:如何成為有力的講者

具備熱忱 enthusiastic

不用說,讓觀眾被你的熱情虜獲吧!

組織完整 organized

一個好的 presentation 應該要有開頭 (start)、中間內容 (middle) 跟結論 (end)。
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如果你在報告過程中有分項列點,最後一點請放最重要或最吸引人的

讓觀眾有參與感 involve the audience

要做到這點,最好用的就是眼神接觸 (eye contact)!如果你是在一個大講堂,你可以往正前方看,以及輪流看每一個區塊。如果是在小房間裡做簡報,人不多,那就輪流看每個人的眼睛。另外一個方法就是問問題,讓觀眾覺得有參與感。

有彈性 flexible

雖然事先要計劃要講的內容,但如果你發現台下觀眾滿臉困惑,就必須要調整自己的步調。你可以問一個問題確保他們都有跟上你的內容,及適度的加入更多解釋。

幽默感 sense of humor

然而如果你講了個笑話而沒有人笑,事後請務必思考為什麼!

讓美國名校史丹佛大學的商院學生教我們如何正確使用幽默感吧。

【商業簡報】加一點「幽默」,讓你的簡報更加分! (Power of Humor in Public Speaking)
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適當的肢體語言 appropriate body language

注意到「適當的」這三個字!肢體語言的使用要適量,且恰到好處。例如要表示數字的上升,你可以用手臂斜向上揮一下;如果要表示兩個公司的合併,你可以雙手跟地面水平、互相靠攏但如果整場 presentation 你的手都在揮來揮去,那觀眾只會覺得你很急躁。同時,臉部表情也算在肢體語言中,也是很重要的一環喔!

適當的詞彙 appropriate vocabulary

事先調查你的聽眾普遍的文化背景、性別、職業等等,並使用比觀眾的語言能力稍微簡單一些些的詞彙。例如你要用英文做簡報,你要考量當天可能在場的公司主管、員工他們的語言能力如何,以傳達意思為主,就算你語言能力很好,也不要用太難的字

語調變化 varied voice tone

在英文裡尤其重要。英文有語調重音,算是英語能力中的一部份。如果你整場演說都用無變化的語調 (monotone),那也很難叫觀眾專心!如果還不能駕馭語調重音的變化,那麼你可以先強調關鍵字 (keywords)!說得稍微大聲一些、發音長一些、或音調變高一些。不過這都要透過不斷的練習才能自然不造作。

*延伸*
VoiceTube 網站挑部影片來練習自然的口說吧!

專注在目的 focus on the purpose

不要一直想著「我在做 presentation」這件事,而要想「做這個 presentation 想要傳達什麼東西給觀眾」。專注在你的目的可以讓你的表現更好、更專注,也會看起來更吸引人!

這次介紹的三大項基本的 presentation skills,是不論你用哪個語言做簡報都需要的技巧!

下一回,我們會提供「抓住觀眾注意力的開頭」、「在台上講錯了怎麼辦」以及「結論該說和不該說的話」。還有從蘋果前執行長 Steve Jobs 觀察簡報技巧這個獨家的分析

下一期會更精彩,敬請期待下一篇《那些關於presentation skills 的大小事懶人包》!

如何讓你上台的英文口說發音更漂亮

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影片口說錄音

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/ Diana Tai
圖/ Sean MacEntee, Will Marlow, CC licensed
來源/ Mayo Clinic
作者簡介/ VoiceTube 看影片學英語

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