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正式 business email 寫法大公開,讓你職場大加分!

Joyce Lee 2015 年 07 月 28 日

正式英文 email 究竟該怎麼寫?
該怎麼稱呼對方?怎麼講重點?
又該如何有禮貌地結束信件?
VT 幫你搞定 formal business email
讓你職場應對超得體!

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這篇介紹的是比較正式的商業信件 business email,在聯絡別的公司或比較不熟的同事會用到,跟常合作的同事可能用詞就會比較不正式 (informal)。在寫英文信件的時候最重要的是語氣和文法,尤其是跟 native speaker 溝通的時候要特別注意文法。

我們來看看 email 的實際內容吧!

1. Greeting 問候語

Business email 的開頭都需要一個 greeting 或是問候,最常見的用法是 Dear 接收信人的名字,以下是一些例子:

Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,

加上稱謂的用法比較正式,寄信給長輩或客戶比較常用的到,如果是寄給同事或是別的公司的合作夥伴直接寫名字 (first name) 就可以了。

再來提供給大家一個還蠻常見的用法,在你不確定收件人是誰的時候很好使用!公司收到這種信通常都會轉寄 (forward) 給相關的人員。

To whom it may concern,(敬啟者:)
Dear Sir or Madam,

要記得這些 greeting 後面都需要加一個逗號 (comma) 然後空一行 (empty line) 才能開始信的內容!

2. Purpose 目的

在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。

I am writing to inquire …
我寫這封信想詢問 …
I am writing in reference to …
我寫這封信是關於 …

在回覆信件的時候,可以這樣說:

Thank you for reaching out to us regarding …
感謝您主動聯絡我們 …

這邊的 in reference to 還有 regarding 都是是「有關」或「關於」的意思,它們的用法和 about 很接近,差別是 about 比較不正式,是比較口語的用法。

口語:I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式:I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

大家有沒有注意到 in reference to 的用法跟 regarding 有一點點不同?通常 in reference to 用於「說明已經跟對方提過的事」,regarding 的用法比較廣泛。

3. Content 內文

再來就是信件的內文了,先跟大家提醒一些小技巧,寫商業信件的時候內文要簡單明瞭 (clear and concise),相信大家每天也收到很多 email,不想讀很冗長的信吧!

記得也要注意正式信件裡我們不會把一個句子全部大寫,可是可以用粗體讓重點句子比較明顯。

PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
Please review the attached documents thoroughly.
請仔細檢視附件。

跟附件相關的用法:

I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請參閱附加檔案內之服務相關報價。

4. Closing 結尾

信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什麼。

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
若您有任何問題或疑慮,請不吝與我聯繫。
Thank you for your time and consideration.
感謝您的寶貴時間。
I look forward to hearing from you.
我很期待能夠收到您的回覆。

5. Sign off and signature block 結尾敬語與簽名檔

再來就是信件的結尾,會有 sign off signature block,sign off 要注意只有第一個字需要大寫!下面提供一些最常看到的 sign off:

Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,

在北美其實比較少人會用 Best regards,它並不能算很正式,所以大多數的人會用 Sincerely,它是最正式和最安全的用法!

想學習更多 sign off 的寫法可以參考這篇文章:
除了Best regards,你還有更多用法!七個實用書信結尾用語

Sign off 後面要接 signature block,這個包括你的姓名 (name)、職稱 (title)、公司 (company)、聯絡資訊 (contact information) 等。

Sincerely,

John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

完整 business email 範例

最後我們來看看完整的一個 business email 長什麼樣:

Dear Ms. Jones,

Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. Once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.

Sincerely,

John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

大家寫完 email 之後也不要忘記要檢查有沒有文法或拼法的錯誤!

如何提升英文寫作能力?

看完小編的英文 email 介紹還是覺得自己寫英文信件要花很久或是字彙文法常有錯誤嗎?
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文/Joyce Lee
圖/The Next Web Photos, CC Licensed
來源/Englishtown, wikiHow

作者簡介/VoiceTube HERO 團隊
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